Este documento explica a utilização de modelos de correspondência no Gecond 3. As opções de correspondência permitem agilizar o envio de comunicações aos condóminos por papel ou email. Este manual é aplicável às opções que permitam o envio de correspondência:
- Convocatórias
- Cartas de cobrança
- Circulares
1. Configuração do perfil do colaborador
No menu Administração, na opção Lista de colaboradores, escolher qual o colaborador. Para utilização na correspondência, aqui deverá ser preenchida a Saudação e pode também ser adicionada uma assinatura digitalizada.
2. Tipos de modelos de correspondência
Atualmente estão disponíveis três tipos de modelos:
- Convocatórias
- Cartas de cobrança
- Circulares
3. Alteração e criação de modelos de correspondência
No menu Administração, opção Tabelas, escolher Modelos de texto:
Aqui poderá adicionar, alterar ou eliminar modelos que serão usados no envio de correspondência. Para que possa usar modelos padronizados, é desejável crie neste local todos os modelos que possa necessitar na gestão do dia a dia.
4. Edição dum modelo de texto
Quando adiciona um modelo deverá definir o tipo de modelo e atribuir um nome ao modelo, que é a forma como o irá identificar quando necessitar de o utilizar.
Cada modelo de texto obriga ao preenchimento do assunto e do corpo de texto nas duas variantes de envio: papel e email. Para que a utilização dos modelos seja mais flexível, estão disponíveis um conjunto de etiquetas que devem ser usados no corpo do texto do modelo. Quando é feito o envio, cada etiqueta será substituída pelo respetivo conteúdo.
| Etiqueta | Conteúdo que será apresentado (no papel e email) |
| condomínio | nome do condomínio |
| hoje | data do dia no formato dd-mm-aaaa |
| saudação | o conteúdo do campo Saudação preenchido na ficha do colaborador |
| assinatura | a assinatura digitalizada guardada na ficha do colaborador |
| iban_principal | o IBAN na conta bancária principal do condomínio |
| lista_de_valores_em_atraso | a lista de valores em atraso do condómino |
| data_assembleia | a data da assembleia |
| hora_assembleia | a hora da assembleia |
| data_alternativa | a data alternativa da assembleia |
| hora_alternativa | a hora para a data alternativa da assembleia |
| local | o local onde será realizada a assembleia |
| ordem_de_trabalhos | a ordem de trabalhos da assembleia |
De acordo com o modelo escolhido, apenas algumas das etiquetas estarão disponíveis para esse modelo.
5. Como colocar uma etiqueta no texto
Selecionar com o rato essa etiqueta, e sem largar o botão do rato, arrastar essa etiqueta para o local do corpo do texto onde se pretende que a mesma fique.
6. Opções onde são usados os modelos de texto
Os modelos são usados nas seguintes opções:
- menu Assembleias, opção Convocatórias;
- menu Listagens, opção Correspondência, subopção Cartas de Cobrança;
- menu Listagens, opção Correspondência, subopção.
Circulares Em cada uma das opções, após escolher o modelo, é possível alterar o conteúdo do mesmo. Eventuais alterações são apenas usadas para esse envio pontual e não são gravadas no modelo que foi escolhido.
